Buchhaltung & Belege

E‑Rechnungspflicht im B2B: kompakt erklärt

Hier findest du einen pragmatischen Überblick zu Definition, Formaten, Übergangsfristen und Ausnahmen – damit du Rechnungsprozesse rechtzeitig sauber aufstellst.

Quelle/Weiterlesen: Lexware Wissensartikel zur E‑Rechnungspflicht

Was ändert sich?

B2B wird schrittweise „strukturierter“

Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B‑Geschäft E‑Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen – am Ende steht jedoch die strukturierte, maschinenlesbare Rechnung als Standard.

Warum?

Automatisierung & weniger Fehler

Strukturierte Daten reduzieren manuelle Erfassung, beschleunigen Durchlaufzeiten und senken Fehlerrisiken. Außerdem sind digitale, auswertbare Prozesse die Grundlage für moderne Prüf- und Meldeanforderungen.

Definition

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist nicht „irgendeine“ Datei per E‑Mail. Entscheidend ist ein strukturiertes Format, das Systeme automatisch verarbeiten können (typisch: XML‑basiert). PDF allein gilt im Kern nicht als E‑Rechnung, weil es keine verlässliche, maschinenlesbare Struktur garantiert.

Gängige Formate (Beispiele)

  • XRechnung (strukturiert)
  • ZUGFeRD (hybrid: Sichtteil + strukturierter Datensatz)

Wichtig: Welche Formate im Detail zulässig sind, hängt von Vorgaben und Auslegung ab – im Zweifel an Steuerberatung/Verbände/Finanzverwaltung orientieren.

Zeitplan

Ab wann gilt was?

  1. ab 01/2025

    Empfang sicherstellen

    Im B2B sollte E‑Rechnungsempfang praktisch möglich sein (Postfach + Verarbeitung).

  2. Übergang

    Versand schrittweise

    Für den Versand sind Übergangsregelungen möglich (z. B. Papier/PDF unter Bedingungen).

  3. ab 2028

    Struktur als Standard

    Im Ergebnis soll im B2B die strukturierte E‑Rechnung der Normalfall sein.

Hinweis: Für konkrete Übergangsdetails gelten gesetzliche Vorgaben und Umsatz-/Konstellationsabhängigkeiten.

Ausnahmen

Welche Fälle sind typischerweise ausgenommen?

  • Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) können erleichtert sein.
  • Bestimmte steuerfreie Leistungen können ausgenommen sein.
  • Fahrausweise sind häufig separat geregelt.
  • Kleinunternehmer können beim Versand ausgenommen sein – beim Empfang jedoch typischerweise nicht.

Praxis

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

  1. Empfang sicherstellen: Mailadresse/Portal + Verfahren zum Öffnen/Verarbeiten.
  2. Formatfähigkeit prüfen: XRechnung/ZUGFeRD verarbeiten und archivieren können.
  3. Archivierung definieren: Originalformat, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, Exportfähigkeit.
  4. Prozessregeln festlegen: Zuständigkeiten, Prüf- und Freigabewege, Korrekturen.
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FAQ

Häufige Fragen (Kurzantworten)

Was brauche ich, um E‑Rechnungen zu empfangen?

Praktisch: ein Postfach/Übertragungsweg plus die Fähigkeit, strukturierte Formate zu öffnen, zu verarbeiten und revisionssicher abzulegen.

Wie archiviere ich E‑Rechnungen richtig?

Im Originalformat, nachvollziehbar/unveränderbar, mit Aufbewahrungsfristen und so, dass Prüfungen maschinell auswerten können.

Gilt PDF als E‑Rechnung?

In der Regel nicht als „strukturierte“ E‑Rechnung. Hybride Formate (z. B. ZUGFeRD) kombinieren Sichtteil und strukturierte Daten.

Was passiert bei falschem Versand/Empfang?

Typische Risiken sind Verzögerungen, Rückfragen, Konflikte mit Geschäftspartnern und im Einzelfall Probleme beim Vorsteuerabzug.