Empfohlene Rollen
- Admin: Systemeinstellungen, Rollen, Integrationen
- Disposition: Kalender, Einsätze, Ressourcen
- HSE/Compliance: Zertifikate, Fristen, Nachweise
- Buchhaltung: Belege, Zahlungsabgleich, Auswertungen
1) Einleitung und Zielbild
HEROS ist die operative Schaltzentrale für Teams in Wind-, Service- und Höhenarbeitsprojekten. Ziel ist nicht nur Datenpflege, sondern ein verlässlicher Tagesbetrieb: einsatzfähig, nachweisbar, auditierbar.
Das Handbuch richtet sich an Geschäftsführung, Assistenz, Disposition, HSE/Compliance sowie Buchhaltung und beschreibt den Ablauf vom Projektstart bis zur laufenden Nutzung.
2) Rollen und Berechtigungen
Grundregel
Nur so viele Rechte wie nötig vergeben. Fachbereiche arbeiten in ihrem Prozessbereich, Admin-Rechte bleiben auf wenige Personen beschränkt.
Wichtige Reihenfolge: Zuerst Mitarbeiter im Personenbereich anlegen, danach die zugehörigen Benutzerzugänge erstellen und Rollen zuweisen.
3) Onboarding und Datenimport
Zielbild
schneller, sicherer Live-Betrieb ohne Datenchaos.
Typischer Ablauf
Kick-off, Datenmapping, Testimport, Fachbereichsprüfung, Go-Live.
- Mitarbeiterprofile zuerst vollständig anlegen (Personenstamm als Basis für spätere Benutzerkonten)
- Stammdatenquellen festlegen (Mitarbeiter, Kunden, Material, Zertifikate)
- Pflichtfelder und Dublettenregeln definieren
- Historische Daten in sinnvollem Umfang übernehmen (nicht alles um jeden Preis)
- Pilotteam freischalten und reale Prozesse durchspielen
Richtwert: Projektstart häufig in 10 bis 20 Werktagen nach Kick-off, abhängig von Datenqualität und Verfügbarkeit der Ansprechpartner.
4) Tagesstart im Dashboard
Startschritte
- Offene Vorgänge, Fristen und Wiedervorlagen prüfen
- Kritische Themen priorisieren (heute fällig, überfällig, risikorelevant)
- Direkt in Folgeaktionen springen (Kalender, Beleg, Person, Kunde)
- Verantwortung je Aufgabe klar zuordnen
5) Planung und Kalender
Kernprinzip
Kalender ist das Herzstück: Einsätze, Schulungen und Verfügbarkeiten laufen zusammen.
Konflikte vermeiden
- Termine mit Team- und Rollenbezug planen
- Konflikte früh erkennen (Doppelbelegung, fehlende Qualifikation)
- Änderungen dokumentieren, damit Kommunikation nachvollziehbar bleibt
6) Personen, Mitarbeiter, Nachweise
Mitarbeiter anlegen & Bearbeiten
Im Personenbereich laufen Ansprechpartnerdaten, Mitarbeiterstatus und Qualifikationen zusammen.
- Stammdaten vollständig halten (Kontakt, Rolle, Einsatzbezug)
- Zertifikate und Vorsorgen direkt am Profil pflegen
- Fremdzertifikate erfassen und sauber dem Mitarbeiter zuordnen
- Nur freigegebene Personen in einsatzrelevante Planung übernehmen
6.3 Kontakt anlegen (Schritt-für-Schritt)
Dieser Ablauf zeigt den Standardweg, um einen neuen Kontakt sauber in HEROS anzulegen.
-
Kontakte-Modul öffnen.
Schritt 1: Einstieg über das Kontakte-Modul. -
Neuen Kontakt starten.
Schritt 2: Über den Neu-Button einen neuen Datensatz anlegen. -
Pflichtfelder ausfüllen.
Schritt 3: Alle Pflichtangaben vollständig erfassen. -
Adresse und Kommunikationsdaten ergänzen.
Schritt 4: Adresse, E-Mail und Telefonnummern sauber eintragen.
7) Zertifikatsmanagement und Compliance
HEROS unterstützt den Compliance-Prozess von der Erfassung bis zur Nachweisführung: Fristen, Status, Historien und klare Verantwortlichkeiten.
- Frühwarnlogik für ablaufende Nachweise nutzen
- Fehlende Dokumente nicht über Workarounds, sondern über klare Aufgabenlisten schließen
- Nachweisstände regelmäßig mit Disposition und HSE abstimmen
8) Lager, PSA und Prüfprotokolle
Materialverwaltung ist nicht nur Logistik, sondern Sicherheitsprozess.
- Seriennummern und Lebenslauf pro Ausrüstungsteil führen
- Prüffristen aktiv überwachen und vor Einsatz prüfen
- Protokolle strukturiert erzeugen und revisionsnah ablegen
9) Buchhaltungsabläufe in HEROS
Im Alltag können Belegerfassung, Zuordnung, Zahlungsabgleich und operative Auswertungen zentral in HEROS laufen.
Wichtig: Tiefe FiBu-Funktionen (z. B. vollständige Kontenbuchungen/Hauptbuch) hängen vom Setup ab und können über angebundene FiBu-Prozesse bzw. Steuerkanzlei abgedeckt werden.
9.3 Verpflegungspauschalen 2024 (DE)
Die folgenden Werte sind als Regelwerk für die automatische Berechnung in HEROS hinterlegt.
- Tagessatz 24h: 28,00 €
- Teiltag > 8h: 14,00 €
- Frühstückskürzung: 20% = 5,60 €
- Mittagskürzung: 40% = 11,20 €
- Abendkürzung: 40% = 11,20 €
- Kesselpauschale: 100,00 € pro Tag bei Kesselarbeit oder maskenpflichtigen Einsätzen
Beispielrechnungen
- > 8h, kein Frühstück gestellt: 14,00 €
- > 8h, Frühstück gestellt: 8,40 € (14,00 € - 5,60 €)
- 24h, Frühstück gestellt: 22,40 € (28,00 € - 5,60 €)
- Kessel-/Maskentag zusätzlich: +100,00 €
ERP-Feldplanung
Für die automatische Kesselpauschale sollte im ERP ein Tagesfeld geplant werden:
is_kessel_or_mask_shift (Boolean, Standard false).
SQL-Vorschlag:
ALTER TABLE expense_day
ADD is_kessel_or_mask_shift BIT NOT NULL DEFAULT 0;
Maschinenlesbare Quelle: schemas/spesen/verpflegungspauschalen.de-2024.json
10) Monatliche Routine und Qualitätssicherung
Pflicht-Checkliste
- Überfällige Zertifikate/Vorsorgen prüfen
- PSA-Prüfstatus und Sperren prüfen
- Offene Belege und Zahlungsstatus abgleichen
- Stammdaten-Dubletten bereinigen
Review-Rhythmus
Ein fester Monatsreview mit Disposition, HSE und Buchhaltung sorgt dafür, dass Prozesse stabil bleiben und Risiken früh erkannt werden.
11) Typische Probleme und Lösungen
Mitarbeiter taucht nicht als einsatzfähig auf
Profil prüfen: Rolle, Qualifikation, Friststatus und ggf. fehlende Freigabe. Danach Kalenderkontext aktualisieren.
Prüffristen wirken inkonsistent
Fristenlogik im Materialstamm prüfen, historische Einträge bereinigen und Verantwortliche für Prüffreigaben eindeutig festlegen.
Buchhaltungsstatus passt nicht zum Kontoauszug
Zuordnungsvorschläge prüfen, fehlende Belege nachziehen, Zahlungsabgleich erneut laufen lassen und Abweichungen dokumentieren.
12) FAQ
Ist HEROS DSGVO- und GoBD-konform nutzbar?
Ja. HEROS ist DSGVO-konform nutzbar und unterstützt GoBD-konforme Prozesse durch nachvollziehbare Belegabläufe, Historien und klare Statuslogik.
Wo werden die Daten gehostet?
Der Betrieb erfolgt auf Servern in Deutschland.
Wie schnell kann ein Team starten?
Je nach Datenlage und Verfügbarkeit typischerweise in 10 bis 20 Werktagen nach Kick-off.
13) Funktionskatalog (Repository)
Apps
Gefaehrdungsermittlung und ROPE-TIME mit den zentralen Funktionen und Service-Methoden.
Core / EFSQL
Technischer Auszug aus den zentralen C#-Bereichen inklusive wichtiger Methoden und Helper.
Pflegeprozess
Der Katalog wird pro groesserem Release geprueft und um neue oder geaenderte Signaturen erweitert.
Das detaillierte, technisch gepflegte Verzeichnis der Funktionen liegt in HANDBUCH/FUNKTIONSKATALOG.md.
Dort sind Funktionen aus den wichtigsten Projektbereichen (Core, Apps, Services, Mock-Server) gesammelt und für die laufende Pflege strukturiert.